Drucker-Check für den Datenschutz

Drucker sind zentrale Empfänger von Daten in Unternehmen. Sie stehen den meisten Mitarbeitern zur Verfügung und sind oftmals frei zugänglich. Zum Schutz personenbezogener Daten nach der DSGVO ist es unerlässlich, die nötigen organisatorischen und technischen Maßnahmen zu ergreifen.

Wir bieten Ihnen einen schnellen Check, um abschätzen zu können, ob es in Ihrem Betrieb Handlungsbedarf gibt.

Auswahl Anmerkung
Wurden Benutzerrichtlinien für den korrekten Umgang mit Druckern an die Mitarbeiter verteilt?Insbesondere im Hinblick auf organisatorische Maßnahmen müssen Mitarbeiter sich an die Vorgaben zum Datenschutz-konformen Umgang halten.
Stehen in unmittelbarer Nähe der Drucker Aktenschredder bereit?Werden personenbezogene Daten falsch ausgedruckt, sollten die Ausdrucke umgehend vernichtet werden können.
Sind die Zwischenspeicher der Drucker nur als temporär konfiguriert?Permanente Zwischenspeicher halten Druckaufträge länger vor und könnten potenziell ausgelesen werden.
Sind nur die nötigsten Druckerfunktionen aktiviert?Moderne Drucker verfügen über die Möglichkeiten, über E-Mail oder FTP zu kommunizieren. Je weniger Funktionen aktiviert sind, umso weniger Angriffspunkte ergeben sich.
Wurden unnötige Protokolle deaktiviert?Manche Drucker protokollieren neben Ereignissen wie dem Tonerwechsel auch Druckaufträge mit Personenkennung. Es sollten keine personenbezogenen Daten mitprotokolliert werden.
Wurde eine Verschlüsselung der Druckerkommunikation aktiviert?Moderne Drucker können über Protokolle wie IPP via TLS kommunizieren. Dies sollte als technische Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten aktiviert werden.
Wird die Software stets aktuell gehalten?Da durch Software-Updates regelmäßig Sicherheitslücken geschlossen werden, sollte Software auf Client- und Serverseite aktuell gehalten werden.
Sind die Netzwerkdrucker aus Datenschutzsicht aufgestellt worden?Netzwerkdrucker sollten nur für Berechtigte zugänglich sein, ein Zugriff bspw. durch Besucher darf nicht möglich sein.
Wird die Vollständigkeit sensibler Ausdrucke überprüft?Durch ein Nummernsystem kann sichergestellt werden, dass keine Blätter bei Datenschutz-relevanten Ausdrucken verlorengehen.
Besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit dem Dienstleister?Wenn die Drucker von Dienstleistern gewartet werden, haben diese potenziell Zugriff auf Druckaufträge oder Protokolle mit Datenschutz-relevanten Daten.

Ergebnis

Ihr Unternehmen berücksichtig bereits einige Regelungen beim Datenschutz-konformen Umgang mit Druckern.
Sollten Sie dennoch Fragen oder den Wunsch nach einer Beratung haben, wenden Sie sich gerne an uns. Füllen Sie einfach das Formular aus und wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.
Ihr Unternehmen weist Datenschutz-relevante Lücken im Umgang mit Druckern auf!
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