KI nutzen – mit klaren Regeln und festem Ansprechpartner.

Warum ein KI-Beauftragter?

ChatGPT, Copilot, KI-Funktionen in CRM, HR-Software oder Buchhaltung: Künstliche Intelligenz ist in vielen Unternehmen längst Alltag – oft ohne dass jemand den Überblick hat, welche Tools im Einsatz sind und welche Daten dabei das Haus verlassen. Gleichzeitig stellt die EU-KI-Verordnung (AI Act) schrittweise verbindliche Anforderungen an Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder betreiben.

Anders als beim Datenschutzbeauftragten schreibt die KI-Verordnung keinen KI-Beauftragten vor – die Pflichten treffen Ihr Unternehmen aber trotzdem. Ein KI-Beauftragter bündelt diese Verantwortung an einer Stelle: als fester Ansprechpartner für Geschäftsführung, Fachabteilungen und Mitarbeiter.

Was die KI-Verordnung von Unternehmen verlangt

• KI-Kompetenz (Art. 4): Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter fördern – etwa durch Schulungen und klare Nutzungsregeln.
• Verbotene Praktiken (Art. 5): Bestimmte Anwendungen wie Social Scoring oder Emotionserkennung am Arbeitsplatz sind seit Februar 2025 untersagt.
• Transparenzpflichten (Art. 50): Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI interagieren; Deepfakes und bestimmte KI-generierte Inhalte sind zu kennzeichnen.
• Hochrisiko-KI: Wer KI etwa in der Personalauswahl, bei der Kreditwürdigkeitsprüfung oder in kritischer Infrastruktur einsetzt, muss ab Dezember 2027 umfangreiche Pflichten erfüllen – von menschlicher Aufsicht bis zur Protokollierung.

Verstöße gegen verbotene Praktiken können mit bis zu 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Welche Aufgaben der externe KI-Beauftragte übernimmt

• KI-Inventar: Erfassung aller im Unternehmen genutzten KI-Systeme – auch der KI-Funktionen, die in bestehender Software stecken.
• Risikoeinstufung: Einordnung jeder Anwendung in die Risikoklassen der KI-Verordnung und Ableitung der konkreten Pflichten.
• KI-Richtlinie: Verbindliche Regeln für den Einsatz von KI – welche Tools erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen, wer freigibt.
• Tool-Freigaben: Prüfung neuer KI-Anwendungen vor der Einführung – gemeinsam mit Datenschutz und Informationssicherheit.
• Schulungen: KI-Kompetenz für Mitarbeiter und Führungskräfte – praxisnah und dokumentiert.
• Dokumentation & Nachweise: Nachvollziehbare Unterlagen für Kunden, Auditoren und Aufsichtsbehörden.
• Ansprechpartner: Erste Anlaufstelle für Fragen aus Fachabteilungen und Geschäftsführung sowie bei KI-bezogenen Vorfällen.
• Rechtsmonitoring: Laufende Beobachtung von Leitlinien, Normen und Fristen und Anpassung Ihrer Maßnahmen.

KI, Datenschutz und Informationssicherheit aus einer Hand

KI-Projekte berühren fast immer personenbezogene Daten und vertrauliche Unternehmensinformationen. Deshalb denken wir KI-Governance nicht isoliert: Als externer Datenschutzbeauftragter und Informationssicherheits-Beauftragter kennen wir die Schnittstellen – von der Datenschutzfolgenabschätzung für ein KI-Tool bis zur Einbindung in Ihr ISMS nach ISO 27001. Auf Wunsch orientieren wir uns dabei am KI-Managementsystem-Standard ISO/IEC 42001.

Wie wir starten

1. Kennenlernen: Kostenfreies Erstgespräch – wo setzen Sie KI heute ein, was ist geplant?
2. Bestandsaufnahme: KI-Inventar und Risikoeinstufung Ihrer Anwendungen.
3. Benennung & Richtlinie: Schriftliche Benennung als externer KI-Beauftragter, KI-Richtlinie und Schulungsplan.
4. Laufender Betrieb: Regelmäßige Termine, Freigabe neuer Tools, Schulungen und Reporting an die Geschäftsführung.